Mit iptas 4.0 veröffentlichen wir eines unserer bislang umfassendsten Updates. Viele der Neuerungen gehen auf konkrete Wünsche aus therapeutischen Praxen zurück. Im Mittelpunkt steht eine vollständig neu entwickelte, eigenständige Dokumentation für Gruppentherapie.
Statt bestehende Vorlagen für Einzeltherapien lediglich auf mehrere Personen zu übertragen, bildet iptas den gesamten Ablauf eines Gruppensettings in einem eigenen Arbeitsbereich ab: von der Anlage und Verwaltung der Gruppe über die individuellen Teilnahmeverläufe bis zum gemeinsamen Gruppenbericht und den individuellen Gruppensitzungsberichten für die einzelnen Patienten.
Die Gruppenverwaltung ist bewusst flexibel angelegt. Neben klassischen Therapiegruppen lassen sich damit auch andere Konstellationen wie Paar- oder Familientherapien abbilden. Dafür legen Sie das jeweilige Setting als Gruppe an und benennen es entsprechend.
Darüber hinaus erweitert iptas 4.0 die Berichtsprüfung und zahlreiche wiederkehrende Praxisabläufe – unabhängig davon, ob Sie im Einzel- oder Gruppensetting arbeiten.
Damit setzen wir die Weiterentwicklung seit iptas 3.0 fort.
Die wichtigsten Neuerungen im Überblick:
Für die Gruppentherapie:
- Jede Therapiegruppe erhält einen eigenen Arbeitsbereich mit Teilnehmer- und Teilnahmeverlauf.
- Aus einer Gruppenaufnahme können sowohl ein gemeinsamer Gruppenbericht als auch individuelle Sitzungsberichte für die einzelnen Patienten entstehen.
- Einzel- und Gruppensettings werden in einer gemeinsamen Patientenakte dargestellt und über die Suche gefunden.
Für Berichte und Praxisabläufe:
- Aussagen in Sitzungsberichten lassen sich vor der Finalisierung direkt mit den zugehörigen Transkriptstellen abgleichen.
- Kompakte Sitzungsberichte und Fortführungsanträge erweitern die verfügbaren Berichtstypen.
- Berichtsexporte, Tastenkürzel, klarere Statusanzeigen und eine stabilere Verarbeitung machen häufige Arbeitsabläufe schneller und verlässlicher.
1. Gruppentherapie als eigener Arbeitsbereich
Mit iptas 4.0 verwalten Sie jede Therapiegruppe in einem eigenen Arbeitsbereich. Dort hinterlegen Sie Titel, Beschreibung, behandelnden Therapeuten und Teilnehmerliste. In der Gruppenübersicht können Sie zwischen den von Ihnen behandelten und allen für Sie zugänglichen Gruppen wechseln. Status sowie Beginn und Ende sind auf einen Blick erkennbar.
Für jeden Patienten dokumentieren Sie Beginn, Ende und eine mögliche spätere Wiederaufnahme der Teilnahme. Der gesamte Teilnahmeverlauf bleibt dadurch nachvollziehbar, ohne bei jeder Veränderung eine neue Gruppe anlegen zu müssen. Auch beim Schließen oder Wiederöffnen einer Gruppe können Sie gezielt festlegen, welche Teilnahmen fortgeführt werden.
In der Patientenakte werden Einzel- und Gruppensettings gemeinsam dargestellt. So bleibt die Gruppenteilnahme als Teil des individuellen Behandlungsverlaufs sichtbar, während die gemeinsamen Inhalte der Gruppentherapie zentral im Gruppenarbeitsbereich dokumentiert werden.
Ihr Nutzen: Sie verwalten die Gruppe, ihre Teilnehmer und die Dokumentation an einem Ort. Beginn, Ende und spätere Wiederaufnahmen bleiben im Teilnahmeverlauf sichtbar, ohne frühere Angaben zu verlieren.
2. Eine Aufnahme für Gruppen- und individuelle Berichte
Aus einer Gruppensitzung bereitet iptas zunächst einen gemeinsamen Gruppenbericht vor. Anschließend ordnen Sie die im Transkript erkannten Stimmen den Teilnehmern zu. Sprecherbeispiele und hervorgehobene Transkriptpassagen unterstützen Sie dabei, die Zuordnung manuell zu prüfen.
Kann eine Stimme nicht sicher zugeordnet werden, kennzeichnen Sie sie als nicht zugeordnet. Für Teilnehmer, deren Stimme nicht erkannt wurde, können Sie eine kurze persönliche Sitzungsnotiz diktieren oder eingeben. Auch Abwesenheiten lassen sich einschließlich des Grundes, der Benachrichtigung und – falls relevant – eines Ausfallhonorars dokumentieren.
Auf dieser Grundlage erstellt iptas neben dem Gruppenbericht individuelle Gruppensitzungsberichte. Dabei gelten klare inhaltliche Grenzen: Der Gruppenbericht enthält keine Angaben, durch die einzelne Teilnehmer identifiziert werden. Für einen individuellen Bericht werden nur die der betreffenden Person zugeordneten Gesprächsanteile, die Beiträge der behandelnden Person und die persönliche Sitzungsnotiz herangezogen. Persönliche oder klinische Informationen anderer Gruppenmitglieder werden nicht übernommen.
Die Gruppendokumentation ist zunächst als Beta-Funktion verfügbar und derzeit auf Sitzungen mit drei bis vier Teilnehmern ausgerichtet. Bei größeren Gruppen ist eine besonders sorgfältige manuelle Prüfung erforderlich. Unabhängig von der Gruppengröße müssen Gruppen- und individuelle Berichte vor der Finalisierung vollständig fachlich geprüft werden.
Ihr Nutzen: Mit einer Aufnahme dokumentieren Sie sowohl den Verlauf und die gemeinsamen Inhalte der Gruppensitzung als auch den individuellen Therapieverlauf – in getrennten Berichten. Die Zuordnung der Stimmen bleibt transparent und muss von Ihnen bestätigt werden; iptas nimmt keine automatische Identitätserkennung vor.
3. Einzel- und Gruppentherapien in einer gemeinsamen Patientenakte
Die Patientenübersicht bildet die tatsächliche Behandlungsorganisation übersichtlicher ab: Eine Person erscheint nur einmal, auch wenn sie sowohl im Einzel- als auch im Gruppensetting behandelt wird. Die zugehörigen Therapiesettings werden gemeinsam in einer Patientenakte geführt. Aktive und inaktive Settings sind klar voneinander getrennt; die Suche berücksichtigt unter anderem Namen, Chiffren, Diagnosen und Gruppentitel.
Auch die Darstellung der Patientendaten lässt sich an Ihre persönliche Arbeitsweise anpassen. Wenn Sie lieber pseudonymisiert arbeiten möchten, zeigt iptas in Ihrer persönlichen Ansicht Chiffren statt Namen an, während die Patientenakten weiterhin eindeutig zugeordnet bleiben. Wo es der jeweilige Praxisablauf zulässt, können Sie eine Patientenakte ausschließlich mit einer Chiffre anlegen; Name und Geburtsdatum müssen dann nicht hinterlegt werden.
Ihr Nutzen: Sie behalten Einzel- und Gruppentherapien in einer gemeinsamen Patientenakte im Blick und wählen selbst, ob Sie im Alltag mit Namen oder Chiffren arbeiten.
Weitere Neuerungen für Berichte und Praxisabläufe
4. Berichtsaussagen direkt im Transkript prüfen
KI-generierte Sitzungsberichte sollen sich schnell und gezielt überprüfen lassen. Deshalb verknüpft iptas zentrale Berichtsaussagen mit den Transkriptstellen, die ihnen als Quelle zugeordnet sind. Vor der Finalisierung können Sie eine Quellenmarkierung im Bericht auswählen und direkt zur entsprechenden Gesprächspassage wechseln.
Neben dem Bericht zeigt der Transkriptbereich Sprecher, Zeitstempel und die relevanten Textstellen. Dadurch lässt sich leichter nachvollziehen, auf welche Gesprächspassage sich eine Aussage stützt – insbesondere, wenn eine Formulierung präzisiert werden muss oder mehrere ähnliche Gesprächsstellen vorkommen. Ändern Sie eine verknüpfte Aussage manuell, kennzeichnet iptas nicht mehr passende Verknüpfungen als veraltet oder entfernt sie.
Die Quellenanzeige erleichtert die Prüfung, belegt aber nicht automatisch, dass eine Aussage fachlich richtig oder vollständig ist. Sie ersetzt weder die vollständige fachliche Prüfung des Berichts noch die Freigabe durch die behandelnde Person.
Ihr Nutzen: Sie gleichen Berichtsaussagen schneller mit den dokumentierten Gesprächsstellen ab und können notwendige Korrekturen gezielt vornehmen.
5. Kompakte Sitzungsberichte und strukturierte Fortführungsanträge
Mit dem kompakten Sitzungsbericht greifen wir eine Anregung aus der Praxis auf: Neben dem ausführlichen Bericht können Sie nun eine kürzere Variante erstellen. Der kompakte Bericht folgt den vorgegebenen klinischen Rubriken, konzentriert sich jedoch auf die wesentlichen, durch die Sitzungsgrundlage belegten Inhalte. Fehlen erforderliche Angaben, kennzeichnet iptas die betreffende Stelle zur manuellen Ergänzung.
Auch Fortführungsanträge lassen sich als eigener Berichtstyp vorbereiten. Als Grundlage wählen Sie entweder einen bereits geprüften und finalisierten Bericht aus iptas oder ein Referenzdokument. Die seit diesem Ausgangspunkt dokumentierten Sitzungen werden vorausgewählt; weitere Unterlagen können Sie gezielt ergänzen.
Die fachlich entscheidenden Angaben machen Sie selbst: Begründung der Fortführung, weiterer Behandlungsplan, Prognose und beantragter Umfang werden von Ihnen als Skizze vorgegeben. iptas unterstützt Sie anschließend dabei, diese Angaben zu strukturieren und auszuformulieren. Mehr zum Ablauf finden Sie in iptas focus 02: Fortführungsanträge strukturiert vorbereiten.
Ihr Nutzen: Sie wählen den Berichtstyp passend zum Dokumentationsanlass und bereiten Fortführungsanträge auf einer klar ausgewählten Grundlage strukturiert vor.
6. Berichtsexporte passend zum Praxisablauf
Mit den erweiterten Berichtsexporten greifen wir eine Anregung aus der Praxis auf: PDF- und DOCX-Dateien lassen sich um die Angaben ergänzen, die insbesondere für den Ausdruck und die spätere Zuordnung benötigt werden. Je nach Berichtstyp können Sie beispielsweise die behandelnde Person, den Patientencode, das Datum, die Sitzungsnummer, die EBM-Angabe, die Sitzungsdauer oder den Behandlungsfokus aufnehmen. Bei Therapieberichten blendet iptas Angaben, die sich nur auf einzelne Sitzungen beziehen, automatisch aus.
Die gewählte Zusammenstellung wird als Praxisstandard gespeichert und kann vor jedem Export geprüft werden. So enthalten auch ausgedruckte Berichte die Informationen, die für eine eindeutige Zuordnung benötigt werden. Ausführliche Informationen und ein Beispielbild finden Sie in iptas focus 03: Berichtsexporte mit Metadaten.
Ihr Nutzen: Ausgedruckte oder außerhalb von iptas verwendete Berichte lassen sich eindeutig zuordnen, ohne dass Sie die erforderlichen Angaben nach dem Export manuell ergänzen müssen.
7. Schneller navigieren mit Tastenkürzeln
Mit iptas 4.0 erreichen Sie zentrale Funktionen auch über Tastenkürzel. Die verfügbaren Kürzel werden an den jeweiligen Schaltflächen angezeigt, wenn Sie mit der Maus darüberfahren oder die Schaltfläche per Tastatur auswählen. Eine Übersicht erreichen Sie über das Benutzermenü oder mit der Taste ?.
Zu den wichtigsten Tastenkürzeln gehören:
- S öffnet die globale Suche nach Patienten, Gruppen und Aufgaben.
- F aktiviert den Filter in Übersichten.
- N startet auf geeigneten Übersichtsseiten das Anlegen eines neuen Eintrags.
- Pfeiltasten, Enter und Esc steuern die globale Suche.
- Im ausgewählten Audioplayer pausiert die Leertaste; mit den Pfeiltasten springen Sie zehn Sekunden zurück oder vor.
Wenn Sie in einem Eingabefeld schreiben oder ein Dialog beziehungsweise Menü geöffnet ist, werden die einzelnen Buchstabenkürzel automatisch deaktiviert. Sensible Aktionen wie Löschen, Finalisieren oder das klinische Absenden lassen sich bewusst nicht über ein globales Einzeltasten-Kürzel auslösen.
Ihr Nutzen: Sie erreichen häufig benötigte Funktionen schneller, während sensible Aktionen weiterhin bewusst bestätigt werden müssen.
8. Stabilere Abläufe und konsequente Datenminimierung
Neben den neuen Hauptfunktionen enthält iptas 4.0 zahlreiche Verbesserungen, die den täglichen Arbeitsablauf transparenter und verlässlicher machen:
- Sitzungen lassen sich mit aussagekräftigen Titeln versehen, die auch nachträglich bearbeitet werden können.
- Beim Hochladen und Verarbeiten von Dokumenten wird der aktuelle Fortschritt klarer angezeigt.
- Nicht weiterlaufende oder abgebrochene Berichtserstellungen lassen sich kontrolliert beenden und neu starten.
- Bei der Generierung, der Qualitätsprüfung und der Erstellung von Folgeberichten wird der aktuelle Bearbeitungsstatus zuverlässiger angezeigt.
- Die Funktionen zum Finalisieren und Exportieren bleiben auch bei langen Berichten gut erreichbar.
Datenschutz durch konsequente Datenminimierung
Ein zentraler Bestandteil von iptas 4.0 ist die konsequente Reduzierung nicht mehr benötigter Arbeitsdaten. Sobald Sie einen Sitzungsbericht finalisieren, löscht iptas unmittelbar die Audioaufnahme, das Transkript und die zugehörigen Quellenverknüpfungen. Der finalisierte Bericht bleibt erhalten.
Damit unterstützt iptas die in der DSGVO verankerten Grundsätze der Datenminimierung und Speicherbegrenzung: Sensible Arbeitsdaten werden nicht länger vorgehalten, als sie für den jeweiligen Zweck benötigt werden.
Ihr Nutzen: Sie arbeiten mit klareren Bearbeitungsständen und kontrollierbaren Prozessen. Gleichzeitig reduziert iptas nach der Finalisierung konsequent nicht mehr benötigte Arbeitsdaten.
Fachliche Kontrolle bleibt der entscheidende Schritt
iptas 4.0 unterstützt Sie bei Organisation, Dokumentation und Prüfung und macht zentrale Grundlagen der KI-gestützten Berichte nachvollziehbar. Stimmzuordnungen müssen von Ihnen bestätigt, Quellenmarkierungen geprüft und fehlende Informationen ergänzt werden. Die Software trifft keine Behandlungsentscheidungen und ersetzt keine fachliche Bewertung. Finalisieren Sie einen Gruppen-, Sitzungs- oder Therapiebericht daher erst, wenn Sie Inhalt und Formulierung vollständig geprüft haben.
Bewusst transparent: Warum die Gruppendokumentation als Beta startet
Die Beta-Kennzeichnung der Gruppendokumentation bezieht sich insbesondere auf die automatische Sprechertrennung. Die derzeit verfügbaren Modelle, die sich zu wirtschaftlich vertretbaren Kosten einsetzen lassen, erreichen bei Sitzungen mit bis zu vier sprechenden Personen eine gute Qualität. Mit jeder weiteren Stimme steigt jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass Sprecherwechsel nicht eindeutig erkannt oder einzelne Transkriptpassagen einer falschen Stimme zugeordnet werden. Bei größeren Gruppen ist deshalb eine besonders sorgfältige manuelle Prüfung erforderlich.
Unser Ansatz endet nicht damit, ein allgemein verfügbares KI-Modell für Gruppensitzungen freizuschalten. iptas verbindet die Sprechertrennung mit gruppenspezifischen Anweisungen an die KI, einer transparenten manuellen Stimmzuordnung und einem darauf abgestimmten Prüfprozess. Damit entwickeln wir die Gruppendokumentation gezielt für therapeutische Gruppensettings weiter.
Ihre Rückmeldungen aus dem Praxisalltag sind dafür besonders wertvoll. Sie helfen uns zu prüfen, wie weit wir die Qualität durch ein weiter optimiertes gruppenspezifisches Prompting verbessern können. Unser Ziel ist es, zusätzliche Qualität nicht allein durch den Wechsel auf deutlich teurere Modelle zu erreichen und die entstehenden Mehrkosten an unsere Kunden weitergeben zu müssen.
Wenn Ihnen unklare Sprechertrennungen, fehlerhafte Zuordnungen oder wiederkehrende Schwierigkeiten bei bestimmten Gruppenkonstellationen auffallen, freuen wir uns über Ihre Rückmeldung. Ihre Erfahrungen fließen direkt in die weitere Optimierung ein.